Déclaration de confidentialité concernant les données relatives aux candidats

1.         Introduction

Ceci est la déclaration de confidentialité d’ERIKS pour le traitement des données personnelles des candidats ou des personnes postulant pour un emploi d’ERIKS N.V. et les sociétés de son groupe (ci-après dénommées "ERIKS", "nous" ou "notre/nos").

Chez ERIKS, nous accordons la plus grande importance au respect de votre vie privée. Nous avons développé la présente déclaration de respect de la vie privée d’ERIKS applicable au candidat (« déclaration de respect de la vie privée ») pour vous informer de la manière dont nous utiliserons les données à caractère personnel afférentes à vos demandes d’emploi chez ERIKS.

La présente déclaration de respect de la vie privée a été mise à jour pour la dernière fois le 25/05/2018 et peut être modifiée au fil du temps. Nous vous conseillons de consulter régulièrement la déclaration de respect de la vie privée pour vérifier si des modifications y ont été apportées.
 

2.        Quand cette déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?

La présente déclaration de respect de la vie privée s’applique au traitement par ERIKS de toutes les données à caractère personnel des candidats ou demandeurs d’emploi potentiels (candidats) traitées dans le cadre de nos activités de recrutement.

La présente déclaration de respect de la vie privée ne s’applique pas aux données des membres du personnel ni aux données de nos clients. Cliquez http://www.eriks.be/footer-navigation/privacy/ pour avoir plus d’informations quant à la protection de données clients de la part d’ERIKS. Si vous êtes un employé d’ERIKS, vous trouverez sur le site intranet d’ERIKS la déclaration sur la protection des données d’ERIKS, qui indique comment ERIKS utilise les données des employés.
 

3.         Qui est responsable de vos données personnelles ?

ERIKS NV, située Boombekelaan 3, 2660 Hoboken et ses sociétés affiliées (collectivement "ERIKS") et/ou les sociétés de son groupe sont responsables du traitement de vos données personnelles. Vous pouvez contacter notre Privacy Officer via privacyoffice@eriks.com.

4.         A quelles fins traitons-nous vos données ?

4.1      Trouver des candidats appropriés

(a)     Que signifie cet objectif ?

Nous recueillons vos informations personnelles à partir de profils publics sur LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux et d’autres sites web accessibles au public si vous avez répondu aux initiatives de recrutement d’ERIKS sur ces réseaux sociaux et sites web ou si vous vous êtes inscrit via la fonctionnalité intégrée de ces réseaux sociaux, sites web de recrutement ou nos propres sites. Nous recueillons également vos renseignements personnels auprès de ces sources lorsque vous fournissez un lien vers votre profil sur un tel site web dans le cadre de votre demande ou du CV que vous avez soumis lors de votre candidature.

Nous pouvons également obtenir vos coordonnées de sources publiques, telles que le contenu que vous avez divulgué sur LinkedIn ou d’autres sites de réseaux sociaux ou sites web similaires à des fins professionnelles, afin d’établir un premier contact avec vous à des fins de recrutement. Nous ne vous contacterons que si vous avez mis vos coordonnées à la disposition d’ERIKS à des fins de recrutement. Nous vous donnerons la possibilité de nous demander de cesser de vous contacter pour des opportunités de carrière et de supprimer vos données personnelles de nos systèmes.
 

(b)     Sur quelle base juridique traitons-nous les données personnelles à cette fin ?

Pour ce faire, nous traitons les données personnelles que vous nous avez communiquées via vos profils publics sur LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux et toute correspondance entre vous et nos recruteurs internes. Il s’agit notamment de votre nom, de vos coordonnées si elles sont disponibles, de vos titres d’emploi actuels et antérieurs, de vos antécédents professionnels, des renseignements sur la formation, de vos compétences, de vos recommandations et de votre curriculum vitae si elles sont disponibles.

(c)     Quelles sont les données personnelles que nous traitons à cette fin ?

À cette fin, nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que la raison pour laquelle nous les avons recueillis existera, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit nécessaire pour respecter les exigences légales ou pour protéger nos intérêts. Une fois que vous aurez postulé et nous aurez rejoint, nous conserverons les informations obtenues au cours du processus de recrutement pendant toute la durée de votre emploi. Si vous avez postulé pour un poste et que votre candidature n’a pas été retenue, ERIKS peut conserver vos données personnelles pendant une période de 12 mois si vous avez donné à ERIKS la permission de le faire pour de futures opportunités d’emploi ou pendant 1 mois si vous ne l’avez pas donnée. Passé ce délai, vos données personnelles seront effacées de nos systèmes.

(d)     Combien de temps conservons-nous vos données personnelles à cette fin ?

À cette fin, nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que la raison pour laquelle nous les avons recueillis existera, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit nécessaire pour respecter les exigences légales ou pour protéger nos intérêts. Une fois que vous aurez postulé et nous aurez rejoint, nous conserverons les informations obtenues au cours du processus de recrutement pendant toute la durée de votre emploi. Si vous avez postulé pour un poste et que votre candidature n’a pas été retenue, ERIKS peut conserver vos données personnelles pendant une période de 12 mois si vous avez donné à ERIKS la permission de le faire pour de futures opportunités d’emploi ou pendant 1 mois si vous ne l’avez pas donnée. Passé ce délai, vos données personnelles seront effacées de nos systèmes.

4.2      Réception, évaluation et réponse à votre demande

(a)     Que signifie cet objectif ?

Si vous contactez l’un de nos recruteurs internes, postulez à un poste vacant ou postulez via le site web ERIKS, nous inclurons les données personnelles que vous nous fournissez dans notre base de données de recrutement. Nous traiterons également vos données personnelles pour gérer et mettre à jour notre base de données de recrutement.

(b)     Sur quelle base juridique traitons-nous les données personnelles à cette fin ?

Nous traitons vos données personnelles à cette fin comme une étape préparatoire à la conclusion éventuelle d’un contrat de travail avec vous. Vous n’êtes pas obligé de nous fournir des données personnelles à cette fin. Toutefois, si nous ne recevons pas suffisamment de renseignements de votre part pour évaluer votre admissibilité au poste et pour communiquer avec vous, nous ne serons pas en mesure de vous considérer pour un poste à ERIKS.

(c)     Quelles sont les données personnelles que nous traitons à cette fin ?

À cette fin, nous traiterons votre nom, vos coordonnées, votre adresse (facultative), votre pays de résidence, votre statut de citoyenneté, le poste pour lequel vous postulez et toute information de recrutement que vous nous fournissez, comme un lien vers votre compte de média social public (p. ex. LinkedIn) (facultatif), votre curriculum vitae, vos antécédents professionnels, vos études, vos compétences, votre motivation, votre sexe (facultatif), votre handicap (facultatif), votre rémunération actuelle et le fait qu’il existe un contrat selon lequel nous ne pouvons pas vous engager. Nous traitons également votre correspondance avec ERIKS concernant les demandes.

(d)     Combien de temps conservons-nous vos données personnelles à cette fin ?

Nous conserverons vos données personnelles à cette fin tant que le processus de candidature à ce poste sera ouvert, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit nécessaire pour respecter les exigences légales ou pour protéger nos intérêts. Une fois que vous aurez postulé et nous aurez rejoint, nous conserverons les informations obtenues au cours du processus de recrutement pendant toute la durée de votre emploi.

Si vous avez postulé pour un poste et que votre candidature n’a pas été retenue, ERIKS peut conserver vos données personnelles pendant une période de 12 mois si vous avez donné à ERIKS la permission de le faire pour de futures opportunités d’emploi ou pendant 1 mois si vous ne l’avez pas donnée. Passé ce délai, vos données personnelles seront effacées de nos systèmes.

4.3      Pour vérifier les détails de votre candidature, pour vérifier vos références, pour évaluer votre adéquation
            au poste pour lequel vous avez postulé et pour vous faire une offre.

(a)     Que signifie cet objectif ?

Selon le poste pour lequel vous postulez, le processus de candidature peut inclure l’évaluation de votre aptitude au poste et à la culture d’ERIKS : entrevues virtuelles ou téléphoniques, examens en ligne, entrevues sur place et/ou examens psychologiques, tests linguistiques ou examens par le système. Nous traiterons vos données personnelles afin de gérer et de mener à bien ce processus et de traiter les commentaires reçus à votre sujet. Notre recruteur interne vous informera du processus de candidature spécifique au poste pour lequel vous avez postulé. De plus, nos recruteurs internes vérifieront, avec votre permission, vos références.

Si vous avez complété avec succès un processus de candidature, nous préparerons une lettre d’offre et vous l’enverrons par courriel. Cette lettre indiquera les conditions d’emploi que nous aimerions vous offrir chez ERIKS. Cette offre est toujours sujette à une vérification d’antécédents satisfaisante. 

(b)     Sur quelle base juridique traitons-nous les données personnelles à cette fin ?

Nous traitons vos données personnelles à cette fin comme une étape préparatoire à la conclusion éventuelle d’un contrat de travail avec vous.

Vous n’êtes pas obligé de participer à la procédure de candidature ou de nous fournir des données personnelles à cette fin. Toutefois, si vous ne participez pas à notre processus de candidature, nous ne pouvons pas vous considérer pour un poste chez ERIKS ou vous offrir un emploi.

(c)     Quelles sont les données personnelles que nous traitons à cette fin ?

À cette fin, nous traiterons les renseignements que vous nous fournissez conformément à l’alinéa 4.2(c), les commentaires reçus des intervieweurs qui vous ont parlé, les résultats des tests que vous avez effectués et toute communication entre nous.

(d)     Combien de temps conservons-nous vos données personnelles à cette fin ?

À cet effet, vos données personnelles seront conservées pendant les délais de conservation légaux. Passé ce délai, vos données personnelles seront effacées de nos systèmes.

5.         Qui a accès à vos données personnelles ?

5.1     Accès à vos données personnelles au sein d’ERIKS

Vos données personnelles peuvent être consultées par les services ERIKS concernés, tels que les recruteurs, les responsables du recrutement, les employés d’ERIKS directement impliqués dans votre processus de candidature, les consultants en ressources humaines ou autres fonctions RH concernées, ainsi que les responsables juridiques, de la conformité, de la protection des données ou de l’intégrité dans la mesure strictement nécessaire pour remplir leur mission respective. Si votre candidature indique que vous êtes intéressé à travailler à l’étranger, nous pouvons divulguer vos informations personnelles à nos filiales mondiales dans le cadre d’offres d’emploi potentielles dans ces sociétés. Si ERIKS vous emploie au sein de l’une de ses sociétés affiliées, nous conserverons vos données personnelles et nous pourrons les utiliser et les divulguer à des tiers à des fins personnelles, administratives ou autres en rapport avec votre candidature ou votre emploi chez ERIKS.

5.2     Accès à vos données personnelles par des tiers

Les tiers suivants ont accès à vos données personnelles dans la mesure nécessaire à la livraison de leurs produits ou services à ERIKS :

• Bureaux de sélection ou les chasseurs de têtes
• Agences de voyage
• Conseillers externes en évaluation
• Fournisseurs informatiques
• Conseillers financiers, fiscaux ou juridiques
   

Si la propriété ou le contrôle de tout ou partie d’ERIKS change, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels au nouveau propriétaire.

Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels à des organismes gouvernementaux fédéraux, des états, locaux ou autres, ayant compétence en matière d’emploi. ERIKS ne divulguera pas vos données personnelles à d’autres tiers à moins que nous ne soyons tenus de le faire en vertu d’une ordonnance valide d’un tribunal, d’une ordonnance d’un organisme gouvernemental ou d’une demande de renseignements, ou que nous ayons un intérêt commercial légitime à le faire et que le tiers accepte des restrictions similaires sur la divulgation et l’utilisation de vos données personnelles.

5.3     L’utilisation de vos données personnelles par les responsables du traitement des données

Si un tiers traite vos données personnelles uniquement sur les instructions d’ERIKS, il agira en tant que responsable du traitement des données. Nous concluons des accords avec ces sous-traitants concernant le traitement des données personnelles conformément aux obligations imposées par la loi.
 

5.4     Transfert de vos données personnelles en dehors de votre pays d’origine

Vos données personnelles peuvent être traitées par ERIKS en dehors des Pays-Bas. Nous prendrons les mesures appropriées pour nous assurer que vos données personnelles restent protégées et sécurisées lors de leur transfert hors des Pays-Bas (conformément aux lois applicables en matière de protection des données et de confidentialité). Ces mesures sont décrites dans le règlement d’entreprise contraignant de SHV.    

6.         Comment vos données personnelles sont-elles protégées ?

ERIKS a mis en place des mesures de protection adéquates pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. ERIKS a mis en place des mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, les dommages, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés et contre tout autre traitement illicite (y compris, mais sans limitation, la collecte inutile) ou le traitement ultérieur, conformément aux lois applicables en matière de protection des données et de confidentialité.

Par exemple, lorsque nous partageons vos renseignements personnels avec des tiers fournisseurs, nous pouvons conclure une entente écrite exigeant que les fournisseurs gardent vos renseignements confidentiels et nous pouvons prendre les mesures de sécurité appropriées pour assurer la sécurité de vos renseignements.
 

7.         Vos droits

En vertu des lois applicables sur la protection des données et de la vie privée, vous pouvez avoir les droits suivants :

• Le droit d’accès à vos données personnelles
  
  Vous pouvez nous demander si nous traitons des données personnelles vous concernant. Si tel est le cas, vous pouvez nous demander de vous fournir une copie des données personnelles que nous traitons à votre sujet dans la mesure requise par les lois de protection des données applicables.
   

• Droit de rectification et de suppression de vos données personnelles
  
  Vous pouvez nous demander de corriger toute donnée personnelle incorrecte que nous traitons à votre sujet. Vous pouvez également nous demander de supprimer vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été traitées, si vous avez retiré votre consentement et que nous n’avons aucune autre base légale pour traiter vos données personnelles, si vos données personnelles ont été traitées illégalement, si vos données personnelles doivent être supprimées conformément à la législation applicable de l’UE ou des États membres, ou si elles sont traitées par un enfant dans le cadre de la fourniture des services de la société de l’information.
  

• Le droit de demander la limitation du traitement
  
  Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles si vous avez contesté leur exactitude, si le traitement est illicite et si vous préférez la limitation plutôt que la suppression, si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles pour un but particulier mais si vous en avez besoin pour engager, exercer ou défendre une procédure judiciaire ou pour évaluer votre objection au traitement de vos données personnelles.
  

• Le droit de s’opposer au traitement de vos données personnelles
  
  Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime. Nous ne traiterons plus vos données personnelles à cette fin, sauf si nous avons un intérêt légitime décisif à le faire. Vous pouvez également nous demander de supprimer vos données personnelles à moins qu’il n’existe un intérêt légitime décisif au traitement.
  
  Vous pouvez également choisir de ne pas laisser traiter vos données personnelles à des fins de marketing direct.
   

• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles
  
  Vous pouvez révoquer votre consentement au traitement de vos données personnelles (dans la mesure où ERIKS traite vos données personnelles sur la base de votre consentement).
  

• Le droit à la transférabilité des données
  
  Vous pouvez demander que les informations personnelles que vous avez fournies à ERIKS soient reçues ou envoyées à une autre organisation, sous une forme lisible par machine.
  

• Le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle
  
  Si vous pensez que nous ne nous conformons pas aux lois sur la protection de la vie privée applicables, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de surveillance locale.

8.         Information de contact